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仕事の効率化を上げるTODOリスト管理方法

2016/12/12 仕事・ビジネス
この記事は約 6 分で読めます。

TODOリストとは「やるべきことリスト」のことです。

仕事スケジュールを忘れないようにしたり、優先順位を整理したりするためにTODOリストを作ることは、ビジネスパーソンの必須事項です。

TODOリストの完成度と管理が、仕事の成否を握っているといっても過言ではないでしょう。

そんなTODOリストの有効活用法について、ここではまとめてみました。

 

前日の夜に翌日の計画を立てる

TODOリスト作成のコツは、前日の夜に管理を行うことです。
当日の朝にリストを作ろうとしても、慌ただしさのなかで時間を充分に確保できないことがあります。

また、あまりにも前倒しにしてリストを作っていたのでは、突然発生した仕事をリストに追加することを忘れがちになり、正確なTODOリストを作ることが困難です。
そのため、前日の夜、仕事が大方片付いてから会社を出る前に、TODOリストを作っておくのがベストのタイミングだといえます。

また、リストを作る過程でやらなければいけないことを思い出す、きっかけにもなります。
訪問先とのアポは取れているか、必要な書類や資料を作っているか、TODOリストは見直しリストとしての役割も果たしてくれるのです。

1日の終わりに明日の仕事を明確にしておくことで、家に帰ってから仕事を思い出して不安になる、というストレスからは解放されることでしょう。
このときに気をつけたいのは、単に箇条書きのリストを作るだけではなく、リストを一目見ただけで1日のスケジュールが把握できるような、見やすい内容にしておくことです。

 

デジタルとアナログはどっちがいいの?

TODOリストは、デジタルで作るかアナログで作るか、どちらのほうが管理しやすいのでしょうか。
結論からいうと、個人がやりやすいほうで管理していけば問題ないといえます。

デジタルもアナログも、それぞれの長所があり、人によって向き不向きを感じることでしょう。
まず、デジタルの長所は更新の手軽さです。
手帳やノートなど、アナログでTODOリストを作ると、変更をしたいときに消しゴムをかけたり予定に斜線を引いたりしてしまって、どうしても汚くなってしまいます。
デジタルであれば、更新しても画面はきれいなままですし、入力の手間もほとんどありません。
また、最近ではTODOリスト用のアプリも多く開発され、美しいテンプレートを手に入れることも可能になりました。

一方、アナログの長所は、漏洩の危険性が小さくなることです。
パソコンで管理しているデータは、常にウイルスやハッキングの可能性に晒されています。
手帳に書かれたリストならば、自分が持ち歩いている限りは、他人に知られることがないといえます。

 

人気ITメディア企業が使っているタスク管理アプリとは

TODOリストを作成する際、人気ITメディア企業が使っているタスク管理アプリを参考にするといいでしょう。
業界の最先端で活躍するビジネスパーソンが認めたアプリは、多くの人の仕事のあり方を変えてくれるはずです。

まず、おすすめなのが「Captio」です。Captioは、アプリを開くとメール入力画面になります。
アドレスを入力する手間無く、自分にメールを送れるため、外出先や移動中でも思いついたことをどんどんストックできます。
忙しい人向けの、タスク管理アプリとなっています。

「ChatWork」は、チャット用のアプリですが、チャットで行ったやりとりをベースに、タスク管理やファイル管理を行えます。
複数で共有できるのも、大きなメリットです。

ユニークなアプリが「Todo Girl」です。
アプリをナビゲートしてくれるのはキュートな美少女キャラで、しかもフルボイス対応です。
仕事をしながらテンションが上がること間違いなしですが、タスクを優先度の高さで整理してくれるなど、機能性も抜群です。

 

作業を細分化して、タスクに優先順位を付ける

TODOリスト作成の際には、作業を細分化させることが大切です。
大まかな作業を並び立てるのではなく、作業のなかで必要な過程を考えて区別していきましょう。

たとえば「得意先に訪問」という項目があったとします。
しかし、訪問のために資料作成をする必要はないでしょうか。
資料を作るなら、具体的にどんな内容にするべきでしょうか。

このように、発生する作業を想定してTODOリストに載せていきます。
すると、当日になって不足している要素が判明し、パニックになるような事態を未然に防げます。

そして、細分化されたタスクには、必ず優先順位をつけましょう。
机の上や引き出しが散らかりっぱなしのビジネスパーソンがいますが、それは仕事の優先順位が定まっていないからです。
優先順位をつけることはやるべきことを整理し、作業効率はもちろん、後片付けの余裕を生み出すことにもつながります。

そして、優先順位をつけるだけではなく、可視化するのがTODOリストの役目なのです。

 

タスクごとに時間配分を設定しよう

タスクを細分化して優先順位をつけたら、今度はタスクごとの時間配分を考えましょう。
すると、作業の終了時間が自ずと見えて、1日のスケジュールが予測できるようになるでしょう。

最初のうちは、時間配分をつける作業を苦手にする人が多いようです。
なぜなら、作業が終わる時間の予想が難しいためです。
しかし、あえて時間配分を行うことで、目標意識が芽生えます。
配分通りの時間で作業を終わらせようと調整する意識が働き、テキパキと1日を過ごせるようになるのです。

また、時間を見積もっておくことで、臨機応変な対応を行うこともできます。
作業時間が短いタスクであれば、後ろ倒しになっても大きな影響が出ることは少ないでしょう。
逆に、作業時間が長いタスクなら、可能な限り前倒しでとりかかりたいところです。

ときには、サポートを頼まなくてはいけないケースもあるでしょう。
時間配分がはっきりしていると、行動のイメージがしやすいため、やるべきことに迷いがなくなるのです。

 

タスクが完了したら消すことで行動が可視化される

タスクが完了したら、どんどんTODOリストから消していきましょう。

タスクを消すことに不安を覚える人は「後で必要になるかもしれないから」と考えてしまいがちです。
しかし、もしもの可能性を考えてタスクを残しておくことは、メリットよりもデメリットが大きいのです。

まず、自分の思考の妨げになります。
これから何をすべきか考えているときに、終わったはずのタスクが目に入ると、そのたびに思考が邪魔されてしまうことでしょう。

次に、周囲の誤解を生みます。
ネットワークなどでTODOリストが共有されている場合、いつまでもタスクが残っていると、仕事の進捗が遅いのではないかと不要な心配をかけてしまいます。

そして、何よりも行動が可視化されることを妨害します。
TODOリストのメリットは、一目見ただけで仕事の現状が理解できることです。
終わった仕事がいつまでも並んでいたのでは、正しい進捗がすぐに分からないのです。

リストは作るだけでなく、消すのも管理のうちだと覚えておきましょう。

 

まとめ

TODOリストは、仕事を行ううえで便利なだけでなく、仕事を共有することにも役立ちます。

忙しくてTODOリストを作っている暇がないという人もいるでしょうが、むしろ、忙しい人こそ進捗を正確に把握できるようTODOリストを作り、しっかりと管理することが大切なのです。

一方で、TODOリストの管理を怠ると、逆に仕事の妨げになってしまいます。

ビジネスパーソンは現場の能力だけでなく、自己管理能力も評価されます。
しっかりとしたTODOリストを作れるのも、社会人の実力だと意識することが大切です。

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