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ビジネスマンとして身に付けておきたい時間管理術

2016/12/26 仕事・ビジネス
この記事は約 6 分で読めます。

ビジネスマンにとって、限られた時間内に仕事の成果を出し、プライベートな時間も確保するというのは、理想の働き方といえるのではないでしょうか。

1日に与えられる時間は平等ですから、できるだけ効率よく配分して、ゆとりのある生活を送りたいものですね。

ここでは、ビジネスマンとして身に付けておきたい時間管理術について、必要性や実際のスケジューリングなど、幅広くご紹介します。

 

なぜ時間管理をする必要があるのか?

時間を管理しなくても、今のところ業務に支障はないと感じている方もいるかもしれません。
実際、突発的に発生する仕事も多く、業務時間内には終わらずに残業で対応する面もあることでしょう。

その一方、時間を管理せずに業務をこなしていると、思いのほか時間がかかってしまったり、締め切り前に慌てて作業したりという場面もあるものです。

こうしたことを続けていると、時間に追われて仕事をするようになり、慢性的に疲労が蓄積してしまうという、悪循環に陥る可能性もあります。
疲弊した状態では、クリエイティブな仕事をするのは難しくなりますね。

そのため、時間をしっかり管理して業務をコントロールする時間管理術が必要になります。
業務を先読みして計画的にこなせるようになれば、残業時間が減り、ワークライフバランスも整うといえるでしょう。

若いうちは体力があって無理がきくため、こなせなかった仕事を残業でカバーすることが多いかもしれません。
しかし、仕事をする生活はこれからも長く続きますから、できるだけ早い段階で持続可能なスタイルを確立することが大切です。

 

時間は有限であることを強く認識する

時間管理術のポイントは、時間が有限であることを認識することです。

最初から業務時間外の残業をあてにしてしまうと、仕事の密度が下がりますし、体調管理の面でもよくありません。
毎日の業務時間の範囲でこなしていけるように仕事の優先順位を割り振り、計画的に実行していくことが大切です。

限られた時間をやりくりするために、すきま時間の洗い出しをすることもおすすめです。
例えば、通勤電車で過ごす時間を1日の予定を確認する時間にあてることもできますし、昼休みを英会話の学習にあてることもできるでしょう。

また、プライベートで体力や気力を消耗しないしくみづくりも大切です。
自宅の生活用品はひとつひとつ置き場所を決めておくと散らかりを防止できますし、食器洗い機やロボット掃除機を取り入れると時間にゆとりが生まれます。

最近は共稼ぎが主流ですので、結婚しても2人で協力して家事を効率よくこなす工夫が求められるといえるでしょう。

 

スケジューリングの3ステップ

スケジューリングの際に意識したいのが、必ずしなければいけない業務から順に振り分けていくことです。
業務の振り分けは大きく3ステップに分けられます。

最初のステップでは、最も優先しなくてはならない顧客や取引先との予定を埋めていきます。
日時が決まっていれば、スケジュールのなかにあらかじめ組み込んで、ほかの予定は入れないよう固定してしまいましょう。
予定とセットにして、先方に提出する資料の内容やプレゼンテーションについても箇条書きでまとめておきます。
出張や遠方まで移動する予定のときには、前後にかかる時間も含めて確保しておくことがポイントです。

2番目に埋めていくのが、社内会議やグループミーティングなど、社内のスケジュールです。
会議ごとに扱う内容を押さえ、その日までにどのような資料や成果が求められているのかを簡潔に書き出しておくと、段取りがしやすくなります。

3番目には、これらの業務以外に行わなければならないものを挙げていきます。
毎週提出する報告書や事務書類などの提出期限があれば、スケジュールのなかに書き込みます。

 

時間管理のマトリックスを抑えて成果を出すスケジューリングを

先ほど挙げた3つのステップで、スケジュールの骨子が決まったら、それに合わせて成果物を出せるよう時間配分を組み立てていきます。
出張や取引先との会合、社内会議などを除いた時間は、自分のために使える時間として確保できることになります。

スケジュールを立てる際は、1日の時間を細かく区切れるタイプのスケジュール帳を利用するとよいでしょう。
スケジュール管理のできるアプリの機能も充実していますので、使い勝手のよいものを選ぶのもおすすめです。

時間配分をするときには、仕事の質や量によって濃淡をつけていくことがポイントです。
短い空き時間には、それほど考えなくても機械的にできる作業を入れるとよいでしょう。

また、午前中にまとまった時間が確保できるときには、プレゼンテーション用の資料を作ったり戦略を練ったりと、質の求められる業務を行うことで仕事の効率がアップします。

 

集中力を継続した時間をつくるためには

せっかくスケジュールを立てても、飛び入りの仕事が入るので業務が中断してしまうと、お悩みの方も多いのではないでしょうか。

集中して仕事をしていたのに、上司から突然仕事を割り振られたり、外部からの電話で新たな作業が発生してしまったりと、思うように進まないこともあるものです。
こうした場合には、業務の内容を聞いてすぐに対処できるものであれば、その場で片づけて終わらせてしまうのがおすすめです。

業務の内容が複雑だったり手間がかかったりするようであれば、期限を確認して現在抱えている仕事と並行してこなせるかどうか、判断するとよいでしょう。
自分がメインで行わなければならない突発的な業務が発生してしまったときには、優先順位の組み換えが必要になります。

デスクにいると雑用で集中できないという方におすすめなのが、場所を移して仕事をすることです。
会議室や空いている作業スペースに場所を移すと、電話対応をしたり同僚から話しかけられたりせずに済みますから、集中して考える時間を確保できます。

また、デスクの上をすっきりまとめておくことも大切です。
欲しい資料がどこにあるのか、すぐにわかるようにしておくことで集中力を持続できます。

 

十分な睡眠と栄養バランスで体調管理しよう

時間を管理しながら効率よく働き続けるためには、体調管理も重要です。
毎日しっかりと睡眠を確保するとともに、バランスのとれた食生活を心がけたいものです。

良質な睡眠をとるためには、寝る前の環境を整えることがポイントになります。
食事は就寝の3時間前までに済ませておくとよいでしょう。
布団に入る数時間前からは照明を暗めにして、ブルーライトを発生するパソコンやスマートフォンの使用を控えることも、スムーズな眠りに入りやすくなる効果があります。

食事については、3回の食事で1日に必要とされる栄養素が取れるよう、配分するのがおすすめです。
特に、朝は忙しいからと抜いてしまう方が多いのですが、栄養バランスを昼食と夕食の2回の食事でカバーするのは難しいので、しっかり摂取しておきたいものです。

ヨーグルトや果物、納豆や卵などの手軽に食べられるものと、主食を組み合わせてパターン化するとメニューを考える手間がなく、短時間でも食事が済ませられます。

 

まとめ

仕事を効率よくこなすためには、時間管理術を取り入れることが必要です。

仕事の予定や期限を把握したうえで、いつどのように対処するかをスケジューリングすることで、業務全体を見渡した時間配分ができるようになります。

計画的に仕事ができるようになれば、ワークライフバランスも整ってきます。

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