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会議を効率化させるため進め方のポイント

2016/12/16 仕事・ビジネス
この記事は約 7 分で読めます。

ビジネスの世界で生き残るためには、衆知を集めたうえで経営判断をすることが重要です。

そのため、どんな会社でも大小さまざまな規模の会議が、数多く行われています。

しかし、効率の良い会議がなかなかできないと悩んでいるビジネスパーソンもいるでしょう。

そこで、効率的な会議の進め方に関して、目的の明確化やファシリテーターの役割、会議前と会議中、そして会議後のポイントや注意点についてご紹介します。

 

会議の目的を考えよう!

会議を効率化するためには、会議の参加者が何のための会議なのかをはっきりと認識している必要があります。
会議の目的には、大きく3種類あることを知っておくとよいでしょう。

まずひとつ目は、どんな経営行動をとるかを決定する会議です。
社長が参加するような意思決定のための会議であれば、その結論によって会社の方向が決まる重要な会議になります。

2つ目は、一定の情報を共有したり確認したりする会議です。
いわゆる、連絡会をイメージするとよいでしょう。

3つ目は、会議参加者同士でアイデアを出し合うための会議です。
結論までいけるかどうかは別にして、とにかくさまざまなアイデアを自由に出していくこと自体を目的とする会議です。

会議を効率化させるためには、最初の段階として、行われる会議がどのタイプの会議なのかをはっきりさせることが重要です。

意思決定を行う会議が目的であるにもかかわらず、単なる意見の出し合いで終わってしまったり、アイデア出しが目的であるにもかかわらず否定する意見ばかり出す人がいたりすれば、効率的な会議を行うことはできないでしょう。

 

目的を達成するためのポイント

効率的な会議を行うためには、目的が明確になっていることが大前提ですが、仮に目的が明確であっても、それだけでは効率の良い会議はできないでしょう。
目的を達成できる会議にするためには、4つのポイントがあります。

ひとつ目は、参加者全員が目的を共有していて、会議中にその目的を達成することに集中していることです。
ピントがずれた人がいなければ、効率的な会議になるはずです。

2つ目は、目的を達成するために必要な人が参加していることです。
最終的な意思決定をする目的の会議に、責任者が参加していなければ結論を出すことができませんし、問題の当事者がいなければ現状を理解して対策を考えるという議論に入ることができないでしょう。

3つ目のポイントは、会議の環境を整えてくれる進行役がいることです。
有能な進行役がいると、意見が言いやすい会議になり、時間配分も適切に管理できるようになります。

ポイントの4つ目は、会議の結果が参加者や関係部署にきっちりと共有されていることです。
会議中に決まった項目を会議後に共有しておかないと、決定事項が実行に移されない可能性があります。

 

ファシリテーター(会議進行役)の役割

会議を効率化させるためのいくつかのポイントをご紹介してきましたが、そのなかでも、会議進行役の存在と役割については重要度が高いので、よく理解しておく必要があります。

会議の参加者としても会議進行役の役割を知っておくことは重要ですし、自らが会議進行役になった場合にしっかり役割を果たすためにも、知っておく必要があるでしょう。

非効率な会議の特徴としては、話が脱線して議論が散漫し、結論に至らないという点があげられます。
また、自由に意見を出す雰囲気にならない場合も、非効率な会議になってしまうことが多いです。

そういった、会議当日に発生する進行上の問題を解決したり、問題が発生しないように先手を打って対処したりすることが、会議進行役の役割です。

この会議進行役は、ファシリテーターと呼ばれることが多いです。
効率的な会議を行うためには、必ずファシリテーターを決めておくことが大切です。

タイムマネジメント能力があり、議論の軌道修正ができる能力もある人を選ぶようにするとよいでしょう。

 

会議前にすべきこと

効率的な会議を実現するためには、会議前の準備が重要です。
準備すべきことは、会議のアジェンダの作成と参加者への事前連絡です。

まず、アジェンダの作成です。
アジェンダとは、議題のことです。
会議の目的は「意思決定」「情報共有」「意見交換」などの種類がありましたが、それぞれの目的に対して「何を」にあたる部分がアジェンダです。
何を決めるのか、どんな情報を共有するのか、何について意見交換するのかを事前に明確にすることが大切です。

さらに、時間配分を想定しておくことも重要でしょう。
それぞれの議題についての議論に、どの程度時間を割いてよいかの目安がないと、会議時間が予定通りにおさまらなくなるリスクがあります。

次に、参加者への事前連絡です。
会議の日時の連絡を出すときに、単に時間と場所とテーマだけを伝えるのではなく、アジェンダも伝えるとよいでしょう。
単にテーマだけを知らされる場合とアジェンダがある場合では、会議に臨むにあたっての姿勢が変わってくるはずです。

アジェンダがあれば、事前に意見をまとめておくこともやりやすくなります。
結果として、効率的な会議を実現することにつながるでしょう。

 

会議中に注意すること

会議中は、効率的な会議を行うための本番にあたります。

アジェンダの用意や参加者への徹底がしっかり行われていて、適切な人がファシリテーターに選ばれていれば、効率的な会議になる可能性が高いですが、会議中にも効率的に進行させるために注意すべきことがあります。

まず、会議の最初に、目的をはっきり共有することです。
参加者は事前にテーマやアジェンダを見て何をすべきかを理解しているはずですが、それぞれの理解にずれがある可能性は否定できません。
まずは、会議冒頭でそのずれを解消しておくことが大切です。

もうひとつのポイントは、会議中に使う資料の量です。
多すぎても少なすぎても効率的な会議の妨げになります。
資料が多すぎる弊害は、想像しやすいでしょう。
会議中に資料を読むことに力を使ってしまうと、肝心の議論ができなくなりますし、準備で力尽きてしまうといったこともありえます。

また、資料が少なすぎると、議論をするための論点がイメージしにくくなったり、発想する手がかりが少なくなったりします。
資料は必要最小限にすることが、ポイントでしょう。

 

会議後にすべきこと

準備をしっかりして、当日の会議の進行も上手くいけば、効率的な会議ができたと一安心してしまいがちですが、安心するはまだ早いです。

効率的な会議に仕上げるためには、会議後にもやるべきことがあります。
それは、議事録の作成と配布です。

会議の参加者は、それぞれ忙しいビジネスパーソンですから、会議が終了した瞬間に、次のビジネスの課題で頭がいっぱいになっているでしょう。
リマインドをしなければ、せっかく会議で決めた行動を実際にとることを忘れてしまう可能性があります。
そういったことを防ぐために、議事録は重要な役割を果たします。

議事録作成のポイントは、会議で決まった内容、行動計画が決まった場合はその期限、未決定事項が残った場合はフォローする担当者などを明確に記載することが大切です。
議論の経過も大切ではありますが、議事録は決定事項に関する責任の所在や期限を明確にして作成すると、参加者が会議の結果を理解して行動しやすくなります。

議事録がしっかり作成されていれば、次回の会議で話が後戻りすることもなくなるでしょう。

 

まとめ

ビジネスパーソンにとって、時間だけが長くて成果がまったくない会議は、苦痛以外の何物でもないでしょう。

「会議ってムダだよな」と思うだけでなく、参加者ひとりひとりが効率的な会議を目指して工夫することによって、状況を変えることができるはずです。

ご紹介したポイントを実行していくことによって、効率的な会議ができるようになるでしょう。

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